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Política de patrocinio de programas y eventos

In English

Solicitud Patrocinio del Teatro Canyon

La Biblioteca Pública de Boulder (BPL, por sus siglas en inglés) ofrece un número limitado de oportunidades de patrocinio a programas y eventos que aportan valor a la comunidad y que están alineados con su misión. El patrocinio se define como la presentación de programas por el Departamento de Artes y Biblioteca en las instalaciones de la biblioteca que son coordinados por una entidad externa y que son apoyados, comercializados u organizados conjuntamente con dicho Departamento.

Hay dos tipos de patrocinio disponibles:

  1. Los patrocinios de teatro para eventos que ocurren una sola vez;
  2. Los patrocinios de sala de reuniones para programas recurrentes.

Términos y condiciones

Las organizaciones que presenten programas o eventos patrocinados por la biblioteca deberán cumplir con los siguientes términos y condiciones.

  1. Los organizadores, presentadores y asistentes al y del programa o evento deben cumplir con las Reglas de conducta de la biblioteca y con las condiciones de uso del lugar correspondiente: sala de reuniones o Teatro Canyon.
  2. Las organizaciones pueden pedir donaciones verbalmente y deben indicarle a los asistentes que hagan sus contribuciones directo en el sitio web o las envíen a la dirección postal de la organización. No se permiten cajas de donativos ni pedir o recaudar donaciones en las instalaciones de la biblioteca.
  3. Los organizadores pueden distribuir material en la puerta del lugar del evento o publicarlo en la cartelera de anuncios de la comunidad.
  4. El programa o evento tendrá un diseño que permita el acceso de los asistentes con necesidades especiales en la medida de lo posible.
  5. Todas las comunicaciones sobre el programa o evento patrocinado serán aprobadas por el personal de BPL antes de la publicación de dicho material. Es posible que la biblioteca pide que se incluya el logo de la BPL o la frase “Patrocinado por la Biblioteca Pública de Boulder” en el material impreso. Las comunicaciones de los programas o eventos incluyen todos los materiales de mercadeo, comunicados de prensa, páginas web,  menciones en calendarios, anuncios, etc.
  6. Los organizadores informarán al personal de BPL todas las preguntas de los medios o cuando se programen entrevistas de televisión, radio, web o de medios impresos, y cuándo se espera que los informes se publiquen en los medios.
  7. Todos los eventos que se realicen en el Teatro Canyon requieren la asistencia de un miembro del personal de BPL.
  8. Los organizadores reportarán la cantidad de asistentes una vez terminado el programa o evento y proporcionarán la información adicional solicitada por BPL, como recortes de prensa, materiales de mercadeo complementarios y una descripción del éxito del programa o evento en cuanto al cumplimiento de las normas establecidas en los Criterios de revisión de las propuestas patrocinadas, dentro de un plazo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de presentación de dicha solicitud.

El incumplimiento de estos términos y condiciones generales puede resultar en la cancelación del patrocinio y la imposibilidad de solicitar el patrocinio de la organización en el futuro. La Biblioteca Pública de Boulder se reserva el derecho, a su entera discreción, de revocar el patrocinio de un programa o evento en cualquier momento.

Criterios de evaluación de propuestas de patrocinio

Las propuestas para programas y eventos patrocinados se evalúan en base a los siguientes criterios:

  • Alineación con la misión de BPL.
  • Potencial para atraer a un público diverso con una cantidad importante de miembros de la comunidad.
  • Programas o eventos que cumplan con los criterios anteriores y sean gratuitos y abiertos al público.

Las siguientes categorías de programas o eventos no son aptas para patrocinio:

  • Campañas políticas, incluyendo programas o eventos que pretendan de influenciar la aprobación o rechazo de asuntos en las  boletas electorales, las ordenanzas de la ciudad o la promoción de candidatos para cargos políticos.
  • Programas que promuevan un solo punto de vista religioso por sobre los demás.
  • Contenido que promueva la violencia o la intolerancia.
  • Contenido que promueva la violación de las leyes municipales, estadales o federales.

Beneficios para programas y eventos patrocinados

Al aceptar el patrocinio de un programa o evento, la BPL puede, a su discreción, proporcionar uno o más de los siguientes:

  • Dar prioridad a las instalaciones de la biblioteca.
  • Hacer promoción en el calendario de la biblioteca.
  • Dispensar el costo del alquiler base del Teatro Canyon como donativo en especie.  El uso del Teatro Canyon exige la presencia de un miembro del personal de BPL y el organizador tendrá un cargo de $30/hora por el tiempo de dicho personal.

Proceso de Solictud

Patrocinio del Teatro Canyon

Las organizaciones interesadas en solicitar el patrocinio de un programa o evento con el Teatro Canyon como sede, deben completar una solicitud al menos de tres (3) meses antes de la fecha de inicio del programa. El formulario de solicitud está disponible aquí durante los períodos de solicitud que se indican en la tabla que aparece a continuación.

Patrocinio de la sala de reuniones

Las organizaciones pueden solicitar el patrocinio de programas o eventos recurrentes que se lleven a cabo anualmente en una sala de reuniones de la biblioteca, pero deben renovar su solicitud cada año. Los formularios de solicitud se consiguen aquí del 1 al 15 de junio y del 1 al 15 de noviembre.

Se definen programas recurrentes a aquellos programas que se llevan a cabo a intervalos regulares durante un período largo, como reuniones diarias, semanales o mensuales. Los diferentes eventos de una serie limitada que se celebran durante sólo unos días (como festivales o convenciones), no se consideran recurrentes y pueden reservarse mediante el sistema de reservas de las salas de reuniones.

Los organizadores de programas o eventos recurrentes patrocinados deben cumplir con las condiciones de uso de la Política de salas de reuniones y proporcionar lo siguiente:

  • Nombre y correo electrónico de la persona de contacto principal.
  • Una descripción breve de los programas.
  • Un compromiso de doce meses con fechas, horarios y lugares por mes. No se concederán patrocinios de año parcial. Los organizadores deberán revisar el calendario de la biblioteca para verificar las fecha y horas disponibles antes de presentar su solicitud.
  • Un estimado de la cantidad mensual de asistentes en la solicitud de patrocinio.
  • Información actualizada del programa y evento para el calendario de la biblioteca.  Los organizadores deberán supervisar la información de su programa o evento en el calendario de la biblioteca para asegurarse de que sea correcta.

Reprogramación o cancelación

  • Los organizadores son responsables de reprogramar todas las reuniones por razones de cierre de la biblioteca u otras. Utilice el sistema de reservas de salas de reuniones. Para obtener ayuda, llame al 303-441-3100 o hable con un miembro del personal del mostrador de cuentas.
  • Para cancelaciones con menos de 48 horas de antelación, llame al 303-441-3100.

Aprobado por la Comisión de la Biblioteca, el 5 de febrero de 2020.