Política de las salas de reuniones y las salas de estudio

Reservar las salas de reuniones o las salas de estudio

El Distrito de Bibliotecas Públicas de Boulder (BPLD) ofrece acceso abierto a todas las modalidades de información educativa, cultural y recreativa, lo que incluye las ideas y la expresión libre y respetuosa de todos los puntos de vista. Llevando a la práctica estos principios, el BPLD pone a la disposición de los miembros de la comunidad local espacios para reuniones en las que presentan e intercambian opiniones sobre todo tipo de temas.

Las salas de reuniones y de estudio se ofrecen sin costo alguno a todos los grupos sin fines de lucro y a las organizaciones comerciales de la comunidad, sin tomar en cuenta sus creencias o afiliaciones. El permiso que damos para usar las instalaciones de la biblioteca no implica el respaldo o patrocinio del BPLD, de su personal o de su Consejo de Administración. No se permite ninguna publicidad o anuncio que pueda implicar tal respaldo o patrocinio.

En el caso de reuniones, talleres y eventos programados para tener lugar en la biblioteca que no sean organizados conjuntamente por nuestro personal y los socios de la comunidad, estos no serán elegibles para recibir apoyo promocional o de otra índole por parte del personal de la biblioteca, ni para usar nuestros recursos, fuera del acceso al salón y a los equipos y mobiliario que tenga. Coloque la declaración siguiente en todos y cada uno de los materiales promocionales, que incluyen, aunque sin limitaciones: avisos/pancartas, folletos, correos, comunicados de prensa, promociones en línea, etc.

“Este evento no es patrocinado ni cuenta con el respaldo del Distrito de Bibliotecas Públicas de Boulder. Para más información, contacte a [inserte la información de contacto de su organización]. El acceso gratuito a las salas de reuniones es un servicio del Distrito de Bibliotecas Públicas de Boulder”.

Normas de las salas de reuniones y de estudio

Las salas de reuniones y de estudio se ofrecen durante el horario de atención al público de la biblioteca y están disponibles para que las reserven y usen nuestros usuarios. Las reservaciones pueden hacerse en línea o contactando al personal de la biblioteca. Los programas y eventos de la biblioteca tienen prioridad en la programación de las salas de reuniones.

Salas de reuniones

Las salas pueden reservarse para grupos de más de cinco personas.
Se permite que los grupos hagan reservaciones que cubran hasta 16 horas por mes. Dentro del tiempo de la reservación, se debe incluir el tiempo de instalación y limpieza del lugar.
Las salas pueden reservarse con una anticipación de hasta 16 semanas.
Las salas pueden reservarlas los usuarios de más de 14 años de edad. Los usuarios que tengan menos de 14 años que vayan a utilizar las salas deben tener un patrocinante adulto que reserve el salón y esté presente durante la reunión programada.
El equipo audiovisual disponible en cada salón se enumera aquí. Los grupos deben contar con su propia computadora portátil laptop o sus dispositivos electrónicos, y se les aconseja que traigan su propio cable HDMI o VGA y adaptadores para conectarse al equipo de la sala de reuniones. La biblioteca puede prestar cables HDMI o VGA o adaptadores cuando estén disponibles. El soporte técnico es responsabilidad del grupo. Si necesitan asistencia para conectarse con el equipo audiovisual de la sala, pueden programar una sesión de capacitación básica con un miembro del personal de la biblioteca, antes de la reunión.
Los grupos pueden ofrecer y servir refrigerios siempre y cuando cumplan con las Reglas de conducta de la biblioteca.
Información detallada de las salas de reuniones, que incluye la capacidad y el equipo.

Salas de estudio

Las salas de estudio de la Biblioteca Principal y las Bibliotecas George Reynolds, Meadows y North Boulder están disponibles por reservación o para los que acuden sin cita previa. Las reservaciones para tomar el salón dos horas al día pueden hacerse en línea o contactando al personal de la biblioteca. Las reservaciones se pueden hacer con una anticipación de hasta tres semanas. Las personas de cualquier edad son elegibles para hacer las reservaciones. Información detallada de las salas de estudio, que incluye la capacidad.

Cancelaciones

Cancele su reservación de la sala de reunión o de estudio a más tardar 24 horas antes de la hora que tiene reservada. Las reservaciones quedan anuladas si la persona, o el grupo, no llega dentro del lapso de 15 minutos luego de la hora de la reservación. Si necesita cancelar su reservación para una sala de reuniones o de estudio, haga referencia a la confirmación que recibió por correo electrónico. Si ya no tiene la confirmación, llame a la biblioteca para cancelar su reservación.

La biblioteca se reserva el derecho de cancelar programas según se requiera, en caso de conflictos con un programa de la biblioteca, por consideraciones del clima, de salud o de seguridad.

Condiciones de uso

Las Reglas de conducta de la biblioteca se aplican a todas las personas que usan cualquier sala de reuniones o de estudio.
Por motivos de seguridad, los grupos deben limitar el número de asistentes a la capacidad indicada de la sala.
Los grupos deben regirse por el tiempo de uso que se permite mensualmente, en cumplimiento con las normas de salas de reuniones expuestas anteriormente.
Las reuniones en las instalaciones de la biblioteca deben celebrarse durante el horario de atención al público. Las reuniones, lo que incluye el tiempo necesario para completar la limpieza posterior, deben terminar 10 minutos antes de la hora de cierre de la biblioteca.
Los organizadores son responsables de limpiar la sala de reuniones y dejarla ordenada después de usarla, así como de devolver el mobiliario y el equipo tal como lo encontraron, a menos que el organizador haya acordado algo diferente con el personal.
Deberán depositar toda la basura y los artículos reciclables en los recipientes adecuados.
Los materiales del evento pueden exhibirse o distribuirse en la entrada de la salas de reuniones o publicarse únicamente en la cartelera designada de la comunidad.
Los eventos deben ser gratuitos. Se puede invitar a los asistentes a hacer sus donaciones a la persona o a la organización, pero sólo podrán hacerlo en línea. No se permite venta de boletos ni donaciones obligatorias para poder asistir al evento.
Los únicos artículos que se pueden poner a la venta durante los eventos son libros. El organizador es responsable de todas las transacciones, de cumplir con los requisitos para el otorgamiento de licencias y de la declaración y pago de los impuestos sobre ventas y uso.
No se ofrecerán espacios de almacenamiento a los grupos y la biblioteca no se hace responsable por ningún objeto que dejen en nuestro edificio.
Las películas que se exhiban y las grabaciones que se reproduzcan deben contar con los derechos pertinentes de presentaciones públicas. Es responsabilidad del grupo obtener la licencia y pagar las tarifas oficiales que se apliquen. Antes de la fecha del evento, el gerente de la biblioteca deberá recibir la evidencia de los derechos de presentación pública.
La biblioteca es un espacio público. De acuerdo con nuestra misión, instamos a los grupos a usar nuestras salas de reuniones. Si no se promociona una reunión como “abierta al público”, los grupos que usan las salas de reuniones tienen el derecho a restringir la asistencia a su evento. Sin embargo, no se puede esperar que los miembros del personal de la biblioteca hagan cumplir o garanticen la privacidad de ninguna reunión.

A su total y entera discreción, el Distrito de Bibliotecas Públicas de Boulder se reserva el derecho a revocar, en cualquier momento, las reservaciones de las salas de reuniones o de estudio y los privilegios otorgados, así como a rehusarse a aceptar reservaciones futuras de grupos que no han estado llegando a tiempo a las fechas programadas de sus reuniones o que no cumplen con las condiciones de uso de las salas o con las reglas de conducta la biblioteca. La biblioteca se reserva el derecho a tomar fotos del evento para sus propios registros y para usarlas en los materiales de promoción futuros.

Aprobado por el Consejo de Administración del Distrito de Bibliotecas Públicas de Boulder el 14 de mayo de 2024.