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Política de las salas de reuniones y las salas de estudio

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Reservar las salas de reuniones o las salas de estudio

Aprobado por la Comisión de la Biblioteca el 4 de noviembre de 2019.

La Biblioteca Pública de Boulder proporciona acceso abierto a todas las formas de información educativa, cultural y recreativa, incluso las ideas y la libre expresión de todos los puntos de vista. Sobre la base de estos principios, la Biblioteca Pública de Boulder ofrece espacios de reunión a los miembros de la comunidad local para que presenten e intercambien opiniones sobre temas de todo tipo.

Las salas de reuniones y las de estudio están disponibles sin cargo alguno para los grupos de todas las empresas sin fines de lucro, los grupos de la comunidad y las empresas con fines de lucro, independientemente de sus creencias o afiliaciones. Los permisos que da la biblioteca para usar las instalaciones no constituyen un aval por parte de la Biblioteca Pública de Boulder ni de su personal ni de la Comisión de la Biblioteca. No se permite publicar avisos ni anuncios que den a entender que existe tal aval.

Las reuniones, talleres y eventos programados en la biblioteca que no son organizados de manera conjunta con el personal de arte y de la biblioteca y los socios de la comunidad no recibirán ayuda promocional ni de otro tipo del personal de arte ni de la biblioteca, y tampoco podrán usar otros recursos, excepto las salas, los equipos y el mobiliario de las salas. Incluya la siguiente información en todos los materiales promocionales como carteles o afiches, volantes o listas de envío de correo, comunicados de prensa, promociones en línea y otros:

«Este evento no está patrocinado ni avalado por la Biblioteca Pública de Boulder. Para obtener más información, póngase en contacto con [insertar información de contacto de su organización]. El acceso gratuito a las salas de reuniones es un servicio que ofrece la Biblioteca Pública de Boulder».

Directrices para las salas de reuniones y las salas de estudio

Las salas de reuniones y de estudio se pueden utilizar durante los horarios regulares de operación, y los socios pueden reservarlas y usarlas fuera de los horarios utilizados para los programas de arte, eventos o reuniones de la biblioteca o los programas y eventos patrocinados de arte y de la biblioteca. Las reservas pueden hacerse en línea o poniéndose en contacto con el personal de la biblioteca.

Salas de reuniones

  • Las salas se pueden reservar para grupos de cinco o más personas.
  • Los grupos están autorizados a reservar hasta ocho horas por mes. Se debe incluir tiempo para preparar y limpiar la sala dentro del horario de la reserva.
  • Las reservas se puede hacer con hasta veinticuatro semanas de antelación.
  • Solo los mayores de catorce años pueden reservar las salas de reuniones. Los menores de catorce años que usen las salas deben tener un adulto patrocinador, quien reservará la sala y estará presente durante la reunión programada.
  • El equipo audiovisual disponible en cada sala se enumera aquí. Los grupos deben contar con sus propias computadoras portátiles o con sus dispositivos electrónicos. Se recomienda traer cable VGA o HDMI y los adaptadores correspondientes para conectar los equipos de las salas. La biblioteca ofrece prestados cables HDMI o VGA y otros adaptadores siempre que estén disponibles. Todo el soporte técnico es responsabilidad del grupo. Si necesita ayuda para conectar el equipo audiovisual de la sala, puede programar una sesión de capacitación básica con un miembro del personal de la biblioteca antes de la reunión.
  • Los grupos pueden traer y servir refrescos de conformidad con las Reglas de conducta de la biblioteca.
  • Información de las salas de reuniones detallada con capacidad y equipamiento.

Salas de estudio

Las salas de estudio de la Biblioteca Principal, la Biblioteca George Reynolds y la Biblioteca Meadows Branch se pueden usar con y sin reserva previa. Las reservas para dos horas por día pueden hacerse en línea o poniéndose en contacto con el personal de la biblioteca. Se aceptan reservas anticipadas con un límite de dos horas por día. Las reservas pueden hacerse con hasta con tres semanas de antelación. Las personas de cualquier edad pueden hacer las reservas.  Información de las salas de estudio detallada con la capacidad.

Cancelaciones:

Cancele la reserva de una sala reuniones o de una sala de estudio que ya no necesita 24 horas antes del horario reservado. Las reservas se consideran perdidas si la persona o el grupo no aparece dentro de los 15 minutos posteriores al horario reservado. Consulte el correo electrónico de confirmación si necesita cancelar una reserva de una sala de estudio o de reuniones. Si ya no tiene su confirmación, llame a la biblioteca para cancelar su reserva.

La biblioteca se reserva el derecho de cancelar los programas según sea necesario por asuntos relacionados con las condiciones meteorológicas, la salud o la seguridad.

Condiciones de uso:

  1. Las Reglas de conducta de la biblioteca se aplican a todas las personas que utilizan las salas de reuniones o de estudio.
  2. Los grupos deben limitar la cantidad de asistentes según la capacidad publicada de la sala por motivos de seguridad.
  3. Los grupos deben respetar el tiempo de reserva permitido por mes en las directrices de las salas de reuniones antes mencionadas.
  4. Las reuniones deben hacerse durante el horario de operación de las instalaciones de la biblioteca. Las reuniones, incluido el tiempo de limpieza, deben concluir diez minutos antes de la hora de cierre de las instalaciones.
  5. Los grupos que utilizan las salas son los responsables de organizar el espacio según sus necesidades y de la limpieza y el orden de las salas después de su uso.
  6. Toda la basura, los artículos reciclables y orgánicos deben colocarse en los recipientes adecuados.
  7. El administrador de la biblioteca o la persona designada podrá dar permiso a los grupos para publicar o distribuir materiales fuera de la sala de reuniones.
  8. El organizador del evento debe obtener el permiso del administrador de la biblioteca para aceptar donaciones, cobrar honorarios o entrada y vender artículos o servicios antes del evento.
  9. No se proporciona lugar de almacenamiento para los grupos que utilicen la biblioteca, y la biblioteca no se responsabiliza por los objetos que queden en el edificio.
  10. Las películas o grabaciones que se reproduzcan deben tener los derechos de ejecución pública correspondientes. La obtención de la licencia y el pago de los cargos correspondientes son responsabilidad del grupo. Se deberá proporcionar el comprobante de los derechos de ejecución pública al administrador de la biblioteca antes de la fecha de evento.
  11. La biblioteca es un espacio público. De acuerdo con su misión, se anima a los grupos a usar las salas de reuniones. Si la reunión no está anunciada como «abierta al público», los grupos que usan las salas tienen derecho a limitar la asistencia. No obstante, los miembros del personal de la biblioteca no podrán hacer cumplir o garantizar la privacidad en las reuniones.

La Biblioteca Pública de Boulder, a su sola discreción, se reserva el derecho de revocar las reservas y los privilegios de la salas de reuniones o de estudio en cualquier momento y de rechazar futuras reservas a grupos que repetidamente no aparezcan en las fechas programadas o que no cumplan con las condiciones de uso de la salas de reuniones o las reglas de conducta de la biblioteca. La biblioteca se reserva el derecho de tomar fotografías de los eventos para sus propios registros y para futuros materiales promocionales.

Aprobado por la Comisión de la Biblioteca el 4 de noviembre de 2019.