Política de Solicitud de Registros Públicos

Resumen general

La Ley de Registros Abiertos de Colorado (Colorado Open Records Act, CORA) establece que la mayoría de los registros públicos deben ser accesibles al público. Cualquier persona puede solicitar los registros que el distrito de la Biblioteca Pública de Boulder mantiene como parte de sus funciones operativas. El Distrito actúa como custodio de todos los registros relacionados con el distrito y utiliza el calendario de retención establecido en el Manual de Gestión de Registros para Distritos Especiales de los Archivos Estatales de Colorado. El Departamento de Policía de Boulder es el único custodio de todos los registros policiales, por lo tanto, las solicitudes de registros policiales deben realizarse a través del Departamento de Policía

Definiciones

Un “día laborable” se define como cualquier día en que la oficina administrativa del Distrito esté abierta y realizando actividades comerciales, y no incluye sábados, domingos ni ningún día en que el Distrito observe alguno de los días festivos o cierres enumerados aquí.

Cómo realizar una solicitud

El Distrito está comprometido con la accesibilidad digital. Las personas que solicitan registros públicos conforme a CORA pueden solicitar que se les proporcionen registros accesibles. Para obtener más información sobre accesibilidad digital, consulte la Declaración de accesibilidad digital del Distrito.

Para solicitar registros públicos, comuníquese con el Director de la Biblioteca en el Distrito de la Biblioteca Pública de Boulder, 1001 Arapahoe Ave., Boulder, CO, 80302, o complete el Formulario de Solicitud CORA.  Las solicitudes de registros deben hacerse por escrito y dirigirse al custodio designado de los registros. Los correos electrónicos generales enviados al Distrito o las consultas realizadas en el sitio web o en las redes sociales del Distrito no serán consideradas como una solicitud formal de registros conforme a CORA.

Todas las solicitudes deben contener la información siguiente:

Descripción de los registros que se están solicitando. Describa la solicitud lo más específicamente posible, incluyendo fechas. Si no está seguro de cuáles registros contienen la información que usted está buscando, dé una descripción del tipo de información que está buscando e incluya los rangos de fechas.

Si se solicitan registros accesibles, indíquelo en el formulario de solicitud.

Su información de contacto. Su nombre y apellido, dirección postal, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

Procesamiento de la solicitud

El Distrito tiene tres (3) días laborables para procesar las solicitudes. El día en que se envía la solicitud mediante el formulario web o se recibe por correo postal no cuenta dentro de los tres días. Si existen circunstancias excepcionales, el Distrito puede tomarse siete (7) días laborables adicionales. Si una solicitud se presenta después de las 2 p.m. en un día laborable, se considerará recibida el siguiente día laborable. Si una solicitud requiere tiempo adicional para su procesamiento, se enviará al solicitante un estimado del tiempo necesario. El solicitante debe enviar su aprobación o rechazo por escrito dentro de diez (10) días laborables.

Los registros y datos se proporcionarán en el formato en que existan actualmente. El Distrito proporcionará registros en formato digital conforme a los requisitos del C.R.S. § 24-72-203(3.5). El Distrito no está obligado a crear un nuevo registro público en respuesta a una solicitud de registros. Si el Distrito acepta cualquier manipulación de los datos, se cobrará al solicitante según las tarifas descritas en la sección Costos y Tarifas más adelante.

Limitaciones

El Distrito sólo entregará aquellos documentos que permite la CORA. No se entregarán documentos cuya divulgación está prohibida por la CORA.

Si la naturaleza de la solicitud requiere más tiempo del establecido en CORA, el Distrito hará todo lo posible, dentro de lo razonable, por procesar la solicitud tan pronto como sea factible, considerando el tamaño y alcance de la solicitud, la carga laboral del personal del Distrito necesario para responder y la capacidad técnica de los sistemas de tecnología de la información (TI) del Distrito.

Varias solicitudes o solicitudes sucesivas del mismo solicitante en un período de tres (3) días laborables consecutivos se considerarán una sola solicitud para efectos del cobro de tarifas al solicitante.

Si el Distrito intenta contactar a un solicitante para aclarar una solicitud, hablar de su alcance y/o proporcionar una estimación de costos y no recibe respuesta del solicitante dentro de diez (10) días laborables, el Distrito cerrará la solicitud y requerirá que el solicitante presente una nueva solicitud de registros.

Aunque el Distrito tiene la obligación de hacer un esfuerzo razonable y de buena fe para responder a las solicitudes de registros dentro de las pautas de CORA, no está obligado ni responderá a comunicaciones de carácter acosador, degradante, amenazante o abusivo. Las comunicaciones persistentes provenientes de un solicitante que contengan lenguaje acosador, degradante, amenazante o abusivo podrán ser denunciadas al Departamento de Policía de Boulder.

Tarifas y costos

La tarifa por concepto de búsqueda y recuperación de registros púbicos puede imponerse a discreción del custodio de los registros, de la manera siguiente:

ARTICULO	COSTO
Manipulación o redacción de datos	$41.37 por hora
Investigación y recuperación de registros	$41.37 por hora (después de la primera hora)
Correo postal, envío y dispositivo USB	Costo real
Transmisión electrónica de registros	No se cobrará tarifa por página en las copias electrónicas de registros.

Se requiere un depósito del 25% para cualquier solicitud cuyo costo estimado sea de $500 o más. El pago deberá recibirse dentro de los 10 días laborables posteriores a la solicitud de pago; de lo contrario, la solicitud será cerrada.

Las tarifas por hora para búsqueda y recuperación se pueden ajustar a la inflación, de acuerdo con el párrafo del C.R.S. § 24-72-205 (6) (b). Se pueden cobrar tarifas adicionales, a discreción del custodio de los registros y según las disposiciones de la CORA. El Distrito no filtrará solicitudes del mismo solicitante para detectar y evitar la duplicación de registros. Si se generan registros duplicados, no se efectuarán reembolsos.

A los solicitantes que pidan registros iguales o similares a los que otro solicitante haya solicitado con anterioridad se les podrá cobrar la misma tarifa que al solicitante inicial.

Publicación de Registros Públicos

Después de entregar registros públicos en respuesta a una solicitud y salvo que dichos registros sean confidenciales o solo accesibles al solicitante, el Distrito podrá publicar tales registros en un lugar disponible públicamente en su sitio web para que sean accesibles sin costo alguno. El costo de producción de dichos registros públicos correrá a cargo del solicitante inicial.

Acceso denegado

El Distrito podrá denegar una solicitud por cualquiera de las razones establecidas en el C.R.S. § 24-72-204. Para una lista de los tipos de registros que el Distrito puede retener, consulte esa sección de CORA. Otras leyes distintas a CORA pueden regir la divulgación por parte del Distrito de ciertos registros o información.

La siguiente es una lista no exhaustiva de los registros que el Distrito suele retener por considerarlos registros protegidos y no públicos:

Registros protegidos por la Ley de Bibliotecas de Colorado, C.R.S. 24-90-119 Privacidad de los registros de usuarios.

Listas de direcciones de correo electrónico, direcciones domiciliarias y números de teléfono proporcionados al Distrito o a sus administradores designados con fines de comunicaciones futuras por parte del Distrito o sus administradores designados.

Detalles específicos de arreglos de seguridad o investigaciones.

Archivos del personal, conforme a la definición establecida por CORA.

Datos médicos, de salud mental, sociológicos y de logros académicos de personas individuales.

Cartas de referencia.

Información de identificación personal o información personal, según la definición de estos términos en el C.R.S. 73-24-101.

Registros de denuncias e investigaciones sobre acoso sexual, excepto ciertos registros relacionados con acoso sexual por parte de un administrador designado cuando la investigación concluya que dicho administrador es responsable de cualquier acto de acoso sexual.

Contenido de las tasaciones inmobiliarias realizadas para el Distrito relacionadas con la adquisición de inmuebles o cualquier interés en inmuebles para uso público, hasta que el título de propiedad o el interés sobre el inmueble haya sido transferido al Distrito; y

Registros protegidos por el privilegio abogado-cliente, productos del trabajo o registros protegidos por el privilegio del proceso deliberativo.

Acceso público a los registros de licitaciones

Tras el cierre de la fecha y hora para presentar respuestas a licitaciones, y antes de la adjudicación de un contrato, los nombres de los licitadores u oferentes (“Participantes”) estarán disponibles para inspección, previa solicitud. Para licitaciones en las que la adjudicación se basa en la oferta más baja o donde el precio es la consideración principal, el monto de cada oferta se incluirá junto con el nombre del Participante. Para licitaciones en las que la adjudicación se basa en factores distintos al precio más bajo o donde el precio no sea la consideración principal, el monto de cada oferta no estará disponible antes de la adjudicación. En ningún caso una respuesta a una licitación será pública antes de la adjudicación.

Después de la adjudicación de una licitación, toda la documentación relacionada con la misma, incluyendo respuestas de los Participantes, estará abierta a inspección pública, excepto cuando el Distrito haya aprobado una solicitud de un Participante para clasificar ciertas partes de la respuesta como secretos comerciales u otra información confidencial o patentada.

Las reglas aplicables a la divulgación de información antes y después de una adjudicación y el proceso para determinar si cierta información está exenta de revelación conforme a CORA también se aplican a adquisiciones no competitivas.

Cancelación

Una invitación a licitar, una solicitud de propuestas o cualquier otra licitación puede cancelarse, o cualquier oferta o propuesta puede ser rechazada total o parcialmente en cualquier momento antes de firmarse un contrato, cuando sea lo más conveniente para el Distrito. Las razones para dicha decisión formarán parte del expediente del contrato, pero permanecerán confidenciales y no estarán sujetas a CORA por menos de seis meses o hasta que se adjudique el contrato en cuestión.

Todas las respuestas a solicitudes de información serán confidenciales hasta después de la adjudicación realizada en función de una licitación posterior, o hasta que el Distrito determine que no seguirá adelante con una licitación posterior basada en la solicitud de información. Después de dicho período, las respuestas a solicitudes de información estarán abiertas a la inspección pública conforme a las disposiciones de CORA.

Se elaborará un registro de propuestas y ofertas de acuerdo con las reglas aplicables y dichos registros de adquisiciones estarán abiertos a inspección pública después de la adjudicación, según lo estipulado en CORA.

Tal como se establece en una solicitud de propuestas y conforme a las reglas aplicables del Distrito, podrán llevarse a cabo conversaciones con los participantes responsables cuyas propuestas se consideren susceptibles de ser seleccionadas para una adjudicación, con el fin de aclarar y asegurar la comprensión completa y el cumplimiento de los requisitos de la licitación. Los participantes recibirán trato justo e igualitario en cuanto a la oportunidad de discutir y revisar sus propuestas, y dichas revisiones podrán permitirse después de la presentación y antes de la adjudicación, con el fin de obtener las mejores y últimas ofertas. Durante estas conversaciones, no se divulgará ninguna información derivada de las propuestas presentadas por otros participantes competidores. =

Información Confidencial o Patentada en Documentos de Licitación

Un participante puede presentar, como parte de su respuesta a una licitación, una solicitud escrita para clasificar ciertas partes de dicha respuesta como secretos comerciales u otra información confidencial o de patentada. El material respecto al cual se ha solicitado confidencialidad debe ser fácilmente identificable y separable de otras partes de la licitación, para facilitar la inspección pública de la parte no confidencial de la respuesta a la licitación. Bajo ninguna circunstancia se clasificará como confidencial la totalidad de una respuesta a una licitación.

Si el Distrito recibe una solicitud de registros que incluya o involucre documentos de licitación, el Distrito puede, aunque no está obligado a hacerlo, contactar con el Participante antes de entregar los registros solicitados, para pedirle que identifique cualquier información en sus documentos de licitación que considere confidencial o patentada según CORA. Toda parte de una respuesta a una licitación que no esté claramente marcada como confidencial o patentada en el momento de ser presentada al Distrito se considerará como registro público.

Si en algún momento el Participante identifica información que debe ser retenida y no divulgada al público, se requerirá que este participante indemnice al Distrito y a sus funcionarios y empleados mediante un acuerdo por escrito, en un formato aprobado por el asesor legal del Distrito, contra todos los honorarios de abogados y costos incurridos por el Distrito o adjudicados en contra del Distrito en relación con cualquier litigio interpuesto conforme al C.R.S. § 24-72-204(5) que cuestione la negativa del Distrito a permitir la inspección, copia o divulgación de la información identificada como confidencial o patentada por el Participante.

Aprobado por la Junta Directiva de la Biblioteca Pública de Boulder el 21 de enero de 2025.